lesson-8

அடுத்த வவுச்சர்

 F5   -  PAYMENT


2. F5   -  PAYMENT (shortcut key - F5)

        இந்த வவுச்சர் வகையில் பணம் கொடுப்பது  மட்டும் பதிவு செய்ய பயன்படுகிறது. அதாவது கணக்கியலில் நடைபெறும் அனைத்து பணம் கொடுப்பதும் மற்றும் வங்கி காசோலையாக இருந்தாலும்   PAYMENT வவுச்சரில்  பதிவு செய்ய வேண்டும். வேறு நடவடிக்கைகளை பதிவு செய்ய கூடாது.

F6   - RECEIPT

3. F6   - RECEIPT (shortcut key - F6)

இந்த வவுச்சர் வகையில் பணம் பெறுவது  மட்டும் பதிவு செய்ய பயன்படுகிறது. அதாவது கணக்கியலில் நடைபெறும் அனைத்து பணம் வாங்குவது  மற்றும் வங்கி காசோலையாக இருந்தாலும்  RECEIPT  வவுச்சரில் பதிவு செய்ய வேண்டும். வேறு நடவடிக்கைகளை பதிவு செய்ய கூடாது.

F7   - JOURNAL

4. F7   - JOURNAL (shortcut key - F7)

இந்த வவுச்சர் வகையில் சரி கட்டுதல் ( AdjustmentVouchers) பதிவு செய்ய பயன்படுகிறது. அதாவது ஒரு சொத்தை(Asset) கடனுக்கு வாங்குவது அல்லது விற்பது, தேய்மானம்(Depreciation), தள்ளுபடி  பெறுவது (Discount Received)அல்லது தள்ளுபடி கொடுப்பது (Discount Allowed) போன்ற நடவடிக்கைகளை இந்த வவுச்சரில் பதிவு செய்யலாம்.


  F8   - SALES


5.  F8   - SALES  (shortcut key - F8)

 இந்த வவுச்சர் வகையில் நிறுவனத்தின் பொருட்கள் விற்பனை ( Sales ) செய்யப்படும் அனைத்து நடவடிக்கைகளை இந்த வவுச்சரில்தான்  பதிவு செய்யப்பட வேண்டும். அது ரொக்க விற்பனை (Cash Sales ) அல்லது கடன் விற்பனை ( Credit Sales ) எதுவாக இருந்தாலும் இந்த வவுச்சரில்தான்  பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.


 F9   - PURCHASE

6.  F9   - PURCHASE (shortcut key - F9)

 இந்த வவுச்சர் வகையில் நிறுவனத்தின் பொருட்கள் கொள் முதல் ( Purchase ) செய்யப்படும் அனைத்து நடவடிக்கைகளை இந்த வவுச்சரில்தான்  பதிவு செய்யப்பட வேண்டும். அது ரொக்க கொள் முதல் (Cash Purchase ) அல்லது கடன் கொள் முதல் ( Credit Purchase ) எதுவாக இருந்தாலும் இந்த வவுச்சரில்தான்  பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.





      நாளை மற்ற வவுச்சர்  வகைகளை பயன்படுத்துவது பற்றி பார்போம்

lesson-7

நாம் அதிகம் பயன்படுத்தும் சில லெட்ஜெர்களை டேலியில் பதிந்து உள்ளேன்.

அடுத்து  நாம் டேலியில் இடம் பெற்றுள்ள  ACCOUNTING VOUCHERS பற்றி பார்போம்.

      டேலியில் இடம் பெரும் அனைத்து நடவடிக்கைகளையும் (Accounting transactions ) இந்த வவுச்சர்  வகைகளை பயன்படுத்தியே பதிவு செய்ய இருக்கிறோம். எனவே  வவுச்சர்  வகைகளும் குரூப் போலவே மிக முக்கியமான ஒன்று.
       
     டேலியில் மொத்தம் 18 வகையான வவுச்சர்  வகைகள் உள்ளன. அவற்றில் முதலில் நிதிசார் கணக்குப்  ( Accounts Only) பயன்படும் 10 வகையான வவுச்சர் வகைகள் பற்றிப் பார்போம்.

1. F4   -  CONTRA
2. F5   -  PAYMENT
3. F6   - RECEIPT
4. F7   - JOURNAL
5. F8   - SALES
6. F9   - PURCHASE
7. F10 -  REVERSING JOURNAL
8. CTRL+F8 - CREDIT NOTE
9. CTRL+F9 - DEBIT NOTE
10.CTRL+F10 -  MEMOS

1. F4   -  CONTRA (shortcut key - F4)

        இந்த வவுச்சர் வகை வங்கி கணக்கு (Bank A/c) மற்றும் ரொக்க கணக்கு (Cash A/c) இவற்றிற்கு இடையில் நிதி, பரிமாற்றப்படும்  நடவடிக்கைகளை பதிவு செய்ய பயன்படுகிறது. வேறு நடவடிக்கைகளை பதிவு செய்ய முடியாது.

பணம் வங்கி கணக்கில் (Deposit) போடப்படுவது அல்லது வங்கியிலிருந்து பணம் எடுப்பது (withdrawal)  மற்றும் இரு வங்கி கணக்குகளுக்கு இடையில் பரிமாற்றப்படுவதும் இந்த வவுச்சரில் பதிவு செய்யலாம்.

Deposit voucher

withdrawal voucher

      நாளை மற்ற வவுச்சர்  வகைகளை பயன்படுத்துவது பற்றி பார்போம்.
     

lesson - 6 Master creation in Groups & Ledgers

lesson - 6 

Master creation in Groups & Ledgers

நாம் இந்த பதிவில்  MASTER CREATION ல்  GROUP & LEDGER தயார் செய்வது பற்றி பார்போம்.

நாம் இப்போது Gateway of Tally  Menuவில்  உள்ள Account Info. பற்றி பார்போம்.
Account Info. மெனு பட்டனில் கர்சரை வைத்து என்டர் விசையை அழுத்தினால்  படத்தில் உள்ளது போல  ஒரு screen தோன்றும்.மற்றொரு துணை மெனு கிடைக்கும்.

     இதில் குழுக்கள் (Groups), பேரேடுகள்  (ledgers), சீட்டு வகைகள் (Voucher types) என்ற மெனு வகைகள் கிடைக்கும்.

     நாம் வரவு, செலவுகளை பதிவு செய்வதற்கு ஒவ்வொரு வரவு செலவிற்கும் தனித்தனி லெட்ஜர்களை உருவாக்கம்(Create) செய்ய வேண்டும்.இங்கே உள்ள லெட்ஜர் பட்டனில் மவுசை வைத்து Double Click செய்தால் படத்தில் உள்ளது போல  ஒரு screen தோன்றும்.

     இதில் Display வை  click செய்தால் இரண்டு  லெட்ஜர்கள்  இருக்கும். அவை 1. Cash  2. Profit & Loss Account இவற்றை  predifined ledgers என்பார்கள் .  இந்த இரண்டு  லெட்ஜர்கள் அனைத்து  Company க்கும்  பொதுவானது. எனவே இவை ஒவ்வொரு Company க்கும் default - ஆகவே உருவாகிவிடும். Company க்கு தேவையான மற்ற லெட்ஜர்கள் அனைத்தும் நாம்தான்  உருவாக்கம்(Create) செய்ய வேண்டும்.

      மற்ற லெட்ஜர்கள் உருவாக்குவதற்கு முன்பு நாம்  குரூப்களை பற்றி தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். ஏனெனில் லெட்ஜரை உருவாக்கும் பொழுது அந்த லெட்ஜர் எந்த குரூப்பில் சேர்ந்தது எனக் கேட்கும். அங்கே சரியான குரூப்பை தேர்வு செய்தால்தான் நம் நிறுவனத்தின் கணக்கியல் சரியாக இருக்கும். எனவே அனைத்திற்கும் இந்த குரூப்தான் முதன்மையானது. எனவே குரூப்பை பற்றி தெளிவாக காண்போம்.

டேலியில் மொத்தம் 28 குரூப்கள் உள்ளது. அவை

இவற்றை பற்றி தெளிவாக காண்போம்.

1.   முதல் கணக்கு (Capital Account):

   நிறுவனத்தின் முதல்(Capital) கணக்கு. இதில் பங்குத் தொகை (Partner's Capital)  மற்றும் Drawing A/c (எடுப்பு கணக்கு) ஆகிய லெட்ஜெர்கள் இடம் பெறும்.   Drawing A/c என்பது நிறுவனத்தில் முதலீடு செய்துள்ள பங்குதாரர், உரிமையாளர் ஆகியோர் தங்கள் சொந்த செலவிற்கு நிறுவனத்திலிருந்து பணமோ, பணமதிப்புள்ள பொருளோ அல்லது சரக்கோ எடுத்தால் அந்த செலவினங்கள் இந்த குரூப்பில் அடங்கும்.

2.   கடன் (பொறுப்புகள் ) Loans (Liability):
     
            இந்த குரூப்பில் பிறரிடம் வாங்கிய கடன்கள் அடங்கும்.
   
3.   நடப்பு பொறுப்புகள் (Current Liabilities):

               இந்த குரூப்பில் நாம் செலுத்த வேண்டிய  Duties & Taxes, Provisions, Sundry Creditors, Bills Payble ஆகிய லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.
         
4.    நிலையான சொத்து (Fixed Assets):

                நிலையான (அசையா )சொத்து கணக்கு  இந்த குரூப்பில் land & Buildings, Machinaries, Furnitures... போன்ற சொத்துகள்  சம்மந்தப்பட்ட லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.

5.  முதலீடு (Investment):

                இந்த குரூப்பில் நம் நிறுவனத்தில் அல்லாமல் மற்றொரு  நிறுவனத்தில் முதலீடு செய்தால் அது  Investment எனப்படும். Shares, Bonds, Govt. Securities, other concerns investment சம்மந்தப்பட்ட லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.

6.  நடப்பு சொத்து (Current Assets): ( Easily converted to Cash)

                 இந்த குரூப்பில் Stock-in-hand,  Deposits(Assets),  Loans & Advances (Assets),  Sundry Debtors,  Cash-in-hand,  Cash -at-Bank, Bills receivable  போன்ற லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.
               
7.  கிளை/ பிரிவு  (Branch/ Divisions):

                இந்த குரூப் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட கிளைகள் உள்ள நிறுவனத்திற்கு பயனுள்ளதாக அமையும்.  நிறுவனத்தின் ஒரு கிளைக்கும் மற்றொரு கிளைக்கும் இடையிலான நடவடிக்கைகள்(Transactions) இடம்பெறும். இதில் இடம்பெறும் லெட்ஜெர்களை அந்தந்த கிளைகளின் பெயரிலேயே உருவாக்கலாம். அதாவது Salem Branch, Erode Branch, Namakkal Branch
               

8.   இதர செலவுகள் (சொத்து ) Misc. Expenses (Asset):

               மற்ற செலவுகள் எல்லாம் செலவின் வகையைச் சார்ந்தது . இந்த குரூப் மட்டும் சொத்து வகையைச் சார்ந்தது ஏனெனில் இது சொத்துகளுக்காக செலவிடப்படும் செலவுகள். Repair of Furnitures, Building Maintenance and lost year Loses
 போன்ற லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.

               
9.   தற்காலிக கணக்கு (Suspense A/c):

                இந்த குரூப்பில் தற்காலிகமாக நடைபெறும் நடவடிக்கைகளை இடம் பெறச்  செய்யலாம்.  Advance paid, Daily cash difference  போன்ற லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.
           
10. விற்பனை கணக்கு (Sales Accounts):

                 இந்த குரூப்பில் அனைத்து சரக்கு விற்பனை கணக்கு(Goods Sales) மட்டும் இடம் பெறும்.  வேறு எந்த பொருட்களோ அல்லது சொத்துகளோ விற்பது இதில் இடம் பெற கூடாது. அது மட்டுமல்லாமல் சரக்கு விற்பனை திருப்பமும் (Sales Return) இதில் இடம் பெறும்.  Goods Sales, Sales Return  போன்ற லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.


11. கொள்முதல் கணக்கு  (Purchase Accounts):

               இந்த குரூப்பில் அனைத்து சரக்கு கொள்முதல் கணக்கு(Goods Purchase) மட்டும் இடம் பெறும்.  வேறு எந்த பொருட்களோ அல்லது சொத்துகளோ வாங்குவது  இதில் இடம் பெற கூடாது. அது மட்டுமல்லாமல் சரக்கு கொள்முதல் திருப்பமும் (Purchase Return) இதில் இடம் பெறும்.  Goods Purchase, Purchase Return  போன்ற லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.

12.  நேரடி வருமானம் (Direct Incomes):

               நாம் ஒரு பொருளை விற்று(Sales) அதன் மூலம் நமக்கு வரக்கூடிய வருமானம் நேரடி வருமானம்.

13. நேரடி செலவு (Direct Expenses):

                இதை வணிக செலவு (Trading Expenses) என்பர். நம் நிறுவனம் ஒரு தயாரிப்பு நிறுவனம் என்று வைத்து கொண்டால், நாம் உற்பத்தி செய்வதற்கு முதலில் மூலபொருட்கள் (Raw Materials) வாங்கி, நம் நிறுவனத்திற்கு கொண்டு வருவோம். நாம் சரக்கு வாங்கும் இடத்தில்  இருந்து நம் நிறுவனத்துக்கு கொண்டு வர சரக்கு கொள்முதல் செலவு, போக்குவரத்து செலவு ஏற்படுகின்றது. அந்த   மூலபொருட்கள் (Raw Materials)  பயன்படுத்தி உற்பத்தி பொருட்களாக மாற்றுவோம். அப்பொழுது Factory Rent, E.B Charges, Daily Wages, Packing Charges Fright Charges போன்ற லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.

14. மறைமுக வருமானம் (Indirect Incomes):

            இதில்    Discount received, Interest received, Commission Received, Bank Interest & Incentives போன்ற  லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.

15. மறைமுக செலவு (Indirect Expenses):

              இதை  நிர்வாக செலவு (Administration (Office)Expenses) என்பர். இதில் நம் அலுவலகத்தில் நடைபெறும் Salary, Rent, Advertisement, E.B charges, Phone Bill, Stationary, Printing &Postage, Courier, Audit fee..  போன்ற லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.

16. Reserves & Surplus:
             
             இந்த குரூப்பில் சென்ற நிதியாண்டின் லாபம் இடம் பெறும் மேலும்  General reserve, Capital reserve, Investment Allowance Reserve, Share Premium Account போன்ற லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.

17. Bank OD(Over Draft alias OCC)  Accounts:

               நம் நிறுவனத்திற்கு சரக்குகளின் பெயரில் வாங்கிய கடன் இதில் இடம் பெறும். Cash credit A/c, Export packing Crdit A/c & Packing Credit Limit A/c லெட்ஜெர்கள் இடம் பெறும்.

18. அடமான கடன் (Secured Loans):
           
        இந்த குரூப்பில் வங்கியில் பெறப்படும் கடன்கள் , நிதி நிறுவனங்களில் இருந்து  பெறப்படும் கடன்கள் இடம் பெறும்.  இவை அனைத்தும் ஏதாவது ஒரு சொத்தினை அடமானம் வைத்து பெறப்படும் கடன்கள்.

19.  அடமானமில்லா கடன் (Unsecured Loans):

          இந்த குரூப்பில் எந்த சொத்தினையும் அடகு வைக்காமல் நிறுவனத்திடமிருந்து  அல்லது நண்பர்கள், உறவினர்களிடமிருந்தோ நம்பிக்கையின் பெயரில் பெறப்படும் கடன்கள்  இதில் அடங்கும்.

20. வரிக்கணக்கு  (Duties & Taxes):

          இந்த குரூப்பில் விற்பனை வரி(Sales Tax), வருமான வரி(Income Tax) மற்றும் சேவை வரி(Service Tax) போன்றவை அடங்கும். VAT, CST,EXCISE DUTY AND CHESS DUTY  லெட்ஜெர்கள் இடம் பெறும்.

21.  முன்னேற்பாட்டு கணக்கு (Provisions):

                 இந்த குரூப்பில் பின் செலுத்த வேண்டிய தொகைகளைத் தற்பொழுது ஒதுக்கீடு செய்வதாகும். Provision for IncomeTax, Provision for Bad & Doubtful Debts போன்ற லெட்ஜெர்கள் இதில் அடங்கும்.

22. பற்பல கடனீந்தோர் (Sundry Creditors):

            இந்த குரூப்பில் நம் நிறுவனத்திற்கு தேவையான சரக்கு (Stock) கடனுக்கு கொடுத்தவர்களின் (Goods Suppliers)  லெட்ஜெர்கள் இடம் பெறும்.

23. சரக்கு கையிருப்பு  (Stock-in-hand):

               இந்த குரூப்பில் நம் நிறுவனத்திடம் உள்ள சரக்கின் Closing Balance மதிப்பு  இடம் பெரும். இதில் Opening Stock, Closing Stock லெட்ஜெர்கள் இடம் பெறும்.

24. வைப்பு நிதி (சொத்து) Deposits(Assets):

              இதில் அனைத்து டெபாசிட்களும் இடம் பெறும். Fixed Deposit, Recurring Deposit, Security Deposit and other concern deposits லெட்ஜெர்கள் இடம் பெறும்.

             
25. கடன் & முன்பணம் (சொத்துகள்) Loans & Advances (Assets):
         
                இந்த குரூப்பில் நம் நிறுவனத்தில் பணி செய்யும் வேலையாட்களுக்கு  நாம் கொடுத்த கடன் மற்றும் முன்பணம் தொடர்பான கணக்குகள். இதில் Employees Loan A/c, Employees Advance A/c லெட்ஜெர்கள் இடம் பெறும்.
               
26. பற்பல கடனாளிகள் (Sundry Debtors):

           இந்த குரூப்பில் நம் நிறுவனத்திடம்  இருந்து கடனுக்கு சரக்கு (Stock) வாங்கியவர்களின்(Goods Buyers) லெட்ஜெர்கள் இடம் பெறும்.

27. கையிருப்பு ரொக்கம்  (Cash-in-hand):

            இந்த குரூப்பில் நம் நிறுவனத்தின் Cash, Petty Cash & Cash at Branch லெட்ஜெர்கள் இடம் பெறும்.

28. வங்கி கணக்கு (Bank Accounts):

               இந்த குரூப்பில் வங்கியின் நடப்பு கணக்கு(Current Account) மற்றும் சேமிப்பு கணக்கு (Savings Bank  Account) ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியது.



                 இப்பொழுது நாம் 28 குரூப்களை பற்றி விரிவாக பார்த்தோம். நாம்
டேலியில் create செய்வது பற்றி பார்போம்.

PIC -1

PIC -2

PIC -3

PIC -4

முதலில் GATEWAY OF TALLY --> ACCOUNTS INFO. PIC-1 செலக்ட் செய்து என்டர் விசையை அழுத்தவும் --> LEDGER PIC-2 செலக்ட் செய்து என்டர் விசையை அழுத்தவும் --> MULTIPLE  LEDGERS CREATE PIC-3 செலக்ட் செய்து என்டர் விசையை அழுத்தவும்  --> LEDGER CREATION PIC-4 நம் நிறுவனத்திற்கு தேவையான லெட்ஜெர்களை உருவாக்கவும்.

அடுத்த பாடத்தில்ACCOUNTING VOUCHERS பற்றி பார்போம்.

LESSON - 5 HELP WINDOW KEYS WORK

இந்த பதிவில் நாம் காண இருப்பது

 1. Select Company,   Shut Company

2.  Date, Period

  3.Company Alter  ஆகியவற்றை பற்றியதே.,

  F1.நிறுவன தெரிவு. (Select Company)

நிறுவன உருவாக்கம் முடிவுற்ற பின் ,நாம் தினசரி பயன்படுத்த உள்ள
செயலே இந்த நிறுவன தெரிவு.

மேலே உள்ள COMPANY INFO MENU- வில் இருந்து F1 KEY அல்லது

 (SELECT CMP)என்ற MENU-வின் HOT KEY " S" - ஐ அழுத்துவதின் மூலம் நாம் நமது நிறுவனத்தை தெரிவு செய்யலாம்.

மேல் உள்ள படத்தின்படி ,நீங்கள் தெரிவு. செய்ய வேண்டிய நிறுவன

முதலெழுத்து M - என்று கொள்வோம்.

தற்போது NAME -பகுதியில் நீங்கள் M - என்று தட்டச்சு செய்துள்ளீர்

என்றால்

டேலி M - ல் ஆரம்பிக்கும் அனைத்து நிறுவனங்களின் பெய்ர்களையும்

இளநீல வண்ணத்தில் தனித்து காண்பிக்கும்.

டேலியின் மாற்றி யோசி :

பொதுவாக கணினியில் மேல் அம்புகுறி (UP ARROW) -KEY அழுத்த 

CURSOR -மேலே செல்வதும் ,கீழ் அம்புகுறி (DOWN ARROW) -KEY அழுத்த 

CURSOR -கீழே செல்வதும் வாடிக்கை.

ஆனால் நிறுவன தெரிவின் போது நிறுவனங்களின் பெயர்களை

இளநீல வண்ணத்தில் தனித்து காண்பிக்கும் நிலையில் மட்டும் மேல் அம்புகுறி (UP ARROW) -KEY அழுத்த CURSOR -கீழே செல்லும்.

கீழ் அம்புகுறி (DOWN ARROW) -KEY அழுத்த CURSOR -மேலே செல்லும்.

அதாவது,மேல் உள்ள படத்தின்படி 

கீழ் அம்புகுறி (DOWN ARROW) -KEY அழுத்த - Model Agencies நிறுவனமும்,மேல் அம்புகுறி (UP ARROW) -KEY அழுத்த - Model Traders நிறுவனமும் தெரிவு செய்யப்படும்.

எனவே உங்கள் நிறுவனம் மேற்பகுதிக்கு அருகாமையில் உள்ளதா அல்லது கீழ்பகுதிக்கு அருகாமையில் உள்ளதா என்பதை பொருத்து எந்த அம்புகுறி KEY உபயோகிக்கலாம் என்பதை முடிவு செய்யலாம்.
எனவே நிறுவன தெரிவின்போது NAME -பகுதியில் நிறுவனத்தின் பெயர் முழுவதையும் தட்டச்சு செய்ய வேண்டாம்.ஓரிரு எழுத்துக்களை தட்டச்சு செய்து பின் ARROW KEY -மூலம் தெரிவு செய்யலாம்.

ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட நிறுவனங்களின் தெரிவு

பொதுவாக பிற கணக்கியல் மென்பொருளில்( Other Accounting Software) ஒரு சமயத்தில் ஒரு நிறுவனத்தை மட்டுமே OPEN செய்ய இயலும்.OPEN செய்யப்பட்ட நிறுவனத்தை மூடினால் மட்டுமே ,பிற நிறுவனத்தை OPEN செய்ய முடியும்.ஆனால் டேலி மென்பொருளில் ஒரே நேரத்தில் ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட நிறுவனங்களை தெரிவு செய்ய இயலும்.நீங்கள் தற்போது DEMO AGENCIES -என்ற நிறுவனத்தில் இருப்பதாக கொள்வோம்,அதன் GATEWAY OF TALLY - என்ற MENU-வில் இருந்து F1 -Select Cmp என்ற -KEY அழுத்தி MODEL AGENCIES நிறுவனத்தை தெரிவு செய்யுங்கள்.

இப்போது மேலே உள்ள படத்தில் உள்ளப்படி Model Agencies மற்றும் Demo Agencies என்ற இரு நிறுவனங்கள் தெரிவு செய்யப்பட்டுள்ளன.ஆனால் இதில் BOLD எழுத்துக்களில் உள்ள Model Agencies -CURRENT WORKING COMPANYஆகும்.  Demo Agencies - READY TO WORK COMPANY ஆக உள்ளது.

ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட நிறுவனங்களின் தெரிவு செய்வதால் வரும் பயன்கள்:

ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட நிறுவனங்களின் தெரிவு செய்வதால் இரு பயன்கள் உண்டு.
 

1.ENTRY SCREEN -னில் இருந்தே நிறுவனங்களை மாற்றலாம்
தற்போது நீங்கள் Model Agencies நிறுவனத்தில் VOUCHER ENTRY SCREEN -ல் இருப்பதாக கொள்வோம்.

இதன் HELP WINDOW-வில் F3 -COMPANY என்ற KEY அழுத்தி நீங்கள் Model Agencies நிறுவனத்தில் இருந்து  Demo Agencies -க்கு மாற்றிக்கொள்ளலாம். இதனால் ஒரே நேரத்தில் இரு நிறுவனங்களிலும் DATA ENTRY - செய்யலாம்.

 

2. நிறுவனங்களின் REPORT -களை ஒப்பிட்டு பார்க்கலாம்.

தற்போது நீங்கள் Model Agencies நிறுவனத்தில் BALANCE SHEET-ல் இருப்பதாக கொள்வோம்.இதன் HELP WINDOW-வில் ALT+C (C : NEW COLUMN) என்ற KEY அழுத்தி Demo Agencies  தெரிவு செய்வதின் மூலம்

இரு நிறுவனங்களின் BALANCE SHEET -களையும் ஒரே திரையில் ஒப்பிட்டு கொள்ளலாம்.

இதனை போலவே மற்ற அறிக்கைகளையும் (PROFIT & LOSS A/C, STOCK SUMMARY ,TRIAL BALANCE ) ஒப்பீடு செய்ய இயலும்
.
F1 .நிறுவன வெளியேற்றம்.(Shut Company)

பொதுவாக ஒரு நிறுவனத்தில் நமது பணிகள் அனைத்தும் முடிந்தவுடன், அந்நிறுவனத்தை விட்டு தற்காலிகமாக வெளியேற நாம் பயன்படுத்துவதே
Shut Company. நிறுவனத்தின் GATEWAY OF TALLY MENU -வில் இருந்து ALT + F1
என்ற -KEY யை அழுத்தி அந்த நிறுவனத்தை விட்டு வெளியேறலாம்.

F3 .நிறுவன தகவல் மாற்றம் ( Company creation & Alter)

நிறுவன உருவாக்கத்தின் போது,நாம் அளித்த தகவல்களை மாற்றவோ (அல்லது) அளிக்க மறந்த தகவல்களை சேர்க்கவோ பயன்படுவது தான் நிறுவன தகவல் மாற்றம்.

நிறுவனத்தின் GATEWAY OF TALLY MENU -வில் இருந்து ALT + F3
என்ற -KEY யை அழுத்தவும். அதன்பின் வரும் COMPANY INFO MENU -வில் இருந்து ALTER -ஐ தெரிவு செய்யவும்.

பிறகு உங்கள் நிறுவனத்தினை தெரிவு செய்யவும்.

தற்போது நீங்கள் நிறுவன தகவல் மாற்ற திரையில் இருப்பீர்கள்.

இதில் NAME,MAILING NAME,ADDRESS,TELEPHONE,MOBILE,EMAIL.PIN CODE -என அனைத்து தகவல்களையும் தேவைக்கு ஏற்ப மாற்றிக் கொள்ளலாம்.
இதில் மாற்றக் கூடாத தகவல்கள் FINANCIAL YEAR FROM & BOOKS BEGINNING FROM  என்றவையே ஆகும்.இவற்றை மாற்ற முற்பட்டால் தகவல் இழப்பு (DATA LOSS) ஏற்படலாம்.
 தகவல்களை மாற்றியபின் ACCEPT செய்வதின் மூலம்,மாற்றியவற்றை SAVE செய்ய இயலும்.

F2 :  Date  -   நிறுவனத்தின் கணக்கு பதிவுகளின் நடப்பு தேதியை கொடுக்கவும் மாற்றவும் பயன்படுகிறது..

F2 : Period -  நிறுவனத்தின் கணக்கு பதிவுகளின் நடப்பு ஆண்டை  கொடுக்கவும் மாற்றவும் பயன்படுகிறது.
     
அடுத்து MASTER CREATION ல்  GROUP & LEDGER தயார் செய்வது பற்றி பார்போம்.

 

 

TALLY LESSON - 4 COMPANY CREATION

COMPANY CREATION டேலி ERP9 மென்பொருள் தற்போது உங்கள் கணினியில் நிறுவப்பட்டுள்ளது அல்லவா?
  உங்கள் DESKTOP -ல் உள்ள டேலி ஐகானை இருமுறை சுட்டுக.

 

டேலியின் COMPANY CREATION பகுதிக்கு செல்லுமுன் , டேலி -SCREEN STRUCTURE பற்றி அறிவோம்.

 

HELP WINDOW

டேலி மென்பொருளின் ஒவ்வொரு திரையிலும் (SCREENS) உங்களுக்கு உதவ அமைக்கப்பட்டிருப்பதே HELP WINDOW.
இது முழுவதும் FUNCTION KEY மூலம் அமைக்கப்பட்டுள்ளது.இதில் மூன்று விதமான  FUNCTION KEY உள்ளது.

 
1. FUNCTION KEY

2.FUNCTION KEY WITH SINGLE UNDERLINE

3.FUNCTION KEY WITH DOUBLE UNDERLINE

இந்த அமைப்பு FUNCTION KEY அல்லாத மற்ற KEY -களுக்கும் பொருந்துவதாக உள்ளது.

உதாரணம்.

INFORMATION WINDOW

 
NAME OF COMPANY

டேலி மென்பொருளில் CURRENT WORKING COMPANY -எது என இங்கே காணலாம்.

 

DATE OF LAST ENTRY

COMPANY-யின் கடைசி ENTRY - தேதியை இங்கே அறியலாம்.

 

CURRENT PERIOD

COMPANY-யின் நிதியாண்டு (FINANCIAL YEAR) -ஐ இங்கே அறியலாம்.

 

CURRENT DATE

டேலி மென்பொருள் ,தேதியை தானாகவே (SYSTEM DATE) க்கு ஏற்றாற்போல் மாற்றிக்கொள்ளாது.நாம் தான் தேதியை மாற்ற வேண்டும்.

 

WORK WINDOW

 

இந்த WINDOWவை பயன்படுத்துவதின் மூலமாகத்தான், நாம் டேலி மென்பொருள்பயன்படுத்த உள்ளோம்.

 WORK WINDOW- ஐ பயன்படுத்த 3 வழிகள் உள்ளன.

 

1.HOT KEY METHOD

 

WORK WINDOW-வின் ஒவ்வொரு MENU -விலும் ஒரு HIGH LIGHTED CHARACTER -இருக்கும்.

அதை அழுத்துவதின் மூலம் டேலி மென்பொருளை எளிதாக இயக்கலாம்.

உதாரணம்.

Accounts Info -இதில் A என்பது HOT KEY .இதை அழுத்துவதின் இந்த MENU-வை இயக்கலாம். இதை போன்றே அனைத்து MENU -களிலும் HOT KEY அமைந்துள்ளது.

 

2.USING ARROW AND ENTER KEY METHOD

 

UP/DOWN ARROW -க்களை பயன்படுத்தி தேவையான MENU-வை HIGHLIGHT செய்து பின் ENTER KEY -அழுத்தி இயக்கலாம்.

 

3.USING MOUSE

 

தேவையான MENU -வின் மீது இருமுறை சுட்டுவதின் மூலம் இந்த MENU-வை இயக்கலாம்.

 

COMPANY CREATION

COMPANY INFO MENU -வில் இருந்து Create Company -தெரிவு செய்க.

 

தற்போது நீங்கள் COMPANY CREATION MENU -விற்குள் இருப்பீர்கள்.

 

1.DIRECTORY

பொதுவாக DIRECTORY என்பது ,நாம் உருவாக்க உள்ள COMPANY -ஐ கணினியின் எப்பகுதியில் சேமிக்க இருக்கிறோம் என்பதை குறிப்பதாகும். இயல்பாக டேலி மென்பொருள் எங்கே நிறுவப்பட்டுள்ளதோ ,அப்பகுதியிலேயே COMPANY -யும் சேமிக்கப்படும்.

இதை மாற்ற வேண்டிய அவசியமில்லை.ஆனால் உங்கள் COMPANY -ஐ மற்றவர் அறியாவண்ணம் ரகசியமாக வைக்க விரும்பினால் BACKSPACE -KEY அழுத்தி ,இந்த பாதையை மாற்றலாம்.ஆனால் ஒவ்வொரு முறையும் SELECT COMPANY -யின் போதும்

BACKSPACE -KEY அழுத்தி பாதையை மாற்ற வேண்டியது கட்டாயமாகும்.

 

2.NAME

இங்கே உங்கள் COMPANY  பெயரை டைப் செய்யுங்கள்.டேலி மென்பொருள் அனுமதிக்கும் நீள அளவு 51 CHARACTERS.

TITLE CASE -என்ற அமைப்பு உள்ளதால் ஒவ்வொரு வார்தையின் முதலெழுத்தும் ,தானாகவே CAPITAL -ஆக மாறும்.

 

3.MAILING NAME

இது உங்கள் நிறுவனத்தின் PRINT NAME ஆகும்.இதை மாற்ற வேண்டிய அவசியமில்லை.

இங்கே கொடுக்கப்படும் பெயரே எல்லா REPORT PRINTOUT -களில் இடம்பெறும்.

 

4.ADDRESS

இங்கே உங்கள் COMPANY  விலாசத்தை டைப் செய்யுங்கள்.இது COMPULSORY FIELD இல்லை,எனவே SKIP செய்துவிடமுடியும். இது முக்கியமான FIELD ஆகும்.விலாசத்தை கண்டிப்பாக டைப் செய்யவும்.

 
5.STATUTORY COMPLIANCE FOR 

 
6.STATE 

 
7.PIN/TELEPHONE/MOBILE/MAIL

இவை OPTIONAL FIELD -என்பதால் SKIP செய்ய விரும்பினால் பரவாயில்லை.

8.AUTO BACKUP

TALLY.ERP9 -ன் புதிய பயன்பாடு இது. தானாகவே டேலி மென்பொருள் நிறுவன டேட்டாவை பிரதி எடுத்து வைத்துக்கொள்ளும்.இது அவசர நேரங்களில் பயன்படும்.

 

9.CURRENCY SYMBOL.

இதுவும் TALLY.ERP9 -ன் புதிய பயன்பாடு.  Rs  -க்கு பதிலாக புதிய CURRENCY SYMBOL தரப்படடுள்ளது. இதற்கான KEY CTRL + 4 ஆகும்.

10.MAINTAIN

உங்கள் நிறுவனத்தின் தேவைக்கு ஏற்ப ACCOUNTS ONLY /ACCOUNTS WITH INVENTORY -ஐ தெரிவு செய்யலாம்.

11.FINANCIAL YEAR

உங்கள் நிறுவனத்தின் நிதியாண்டு ஆரம்பம் இங்கே தரப்பட வேண்டும்.

12.BOOKS BEGINNING FROM 

உங்கள் நிறுவனம் இந்த ஆண்டுதான் ஆரம்பிக்கப்பட்டது எனில் அது 01-04 ஐ தவிர வேறு தேதியானால் இங்கே தரப்பட வேண்டும்.இல்லை எனில் நிதியாண்டு ஆரம்பமே இதற்கும் ஆரம்பம்.

13.TALLY VAULT PASSWORD IF ANY & USE SECURITY CONTROL  இவை இரண்டும் இரு வகையான PASSWORD METHODS. இவற்றை பற்றி வர இருக்கும் பாடங்களில் பார்க்கலாம். எனவே தற்போது இதை SKIP செய்துவிடவும்.

14.BASE CURRENCY INFORMATION.

இந்திய நாட்டுற்கான CURRENCY அமைப்பு ஏற்கனவே சரியாக அமைக்கப்பட்டுள்ளதால் இதில் மாற்றம் செய்ய தேவையில்லை.

மேற்கூறிய அனைதது விவரங்களையும் கொடுத்தபின் டேலி மென்பொருள் இந்த நிறுவனத்தை பதிவு செய்யலாமா என வினவும்.

இதற்கு ENTER அல்லது Y -Key ஐ அழுத்துவதின் மூலம் நிறுவன உருவாக்கம் நிறைவு பெறும்.         
            அடுத்த பகுதியில் GATEWAY OF TALLYயின்  HELP WINDOWவில் உள்ள KEY க் களை பற்றி பார்போம்.         

TALLY LESSON - 3

இரட்டை பதிவு முறையில் குறிப்பேடு பதிவது பற்றி பார்த்தோம். இன்று டேலி பாடத்தை ஆரம்பிப்போம்.

 

டேலி மென்பொருள் (TALLY.ERP9 SOFTWARE) பயில்வதற்கு முன் ,

அதனை பற்றி ஓர் அறிமுகம்

டேலி மென்பொருள் தயாரிப்பு நிறுவனம் - TALLY SOLUTIONS PRIVATE LIMITED
 
  Director  - Mr.BHARATH GOENKA

டேலி மென்பொருளின் VERSIONS  - Tally ver 4.5  -Tally eis 5.4 -Tally ees 6.3 -Tally ies 7.2 - Tally 8.1 - Tally 9,   Tally.ERP9 
 
டேலி 4.5
FEATURES: DOS BASED - ACCOUNTS ONLY - (INVENTORY MANAGEMENT  NOT AVAILABLE) 
 
டேலி 5.4
FEATURES:  WINDOWS BASED - ACCOUNTS ONLY -ACCOUNTS WITH INVENTORY - INVENTORY ONLY
 
டேலி 6.3
FEATURES: INTERNET ENABLED - CAN SEND REPORTS FROM TALLY THROUGH MAIL  ACCOUNTS ONLY -ACCOUNTS WITH INVENTORY
 
டேலி 7.2
FEATURES: VAT-TDS-SERVICE TAX 
 
டேலி 8.1
FEATURES: MULTI- LANGUAGE -EXCISE FOR TRADERS -COMPOSITE VAT -FBT
 
டேலி 9
FEATURES: PAYROLL
 
டேலி ERP 9
FEATURES: REMOTE ACCESS -SMS-EXCISE MANUFACTURERS-PAYROLL TAX REPORTS -INCOME TAX
 
டேலி மென்பொருள் பயிற்சி  நிலைகள் .
 
      1.COMPANY CREATION
உங்கள் நிறுவன தகவல்களை(பெயர்,முகவரி,கணக்கு வருடம் முதலியன) டேலி மென்பொருளில் பதிந்து, நிறுவனத்தை உருவாக்கும் செயலே COMPANY CREATION
 
     2.MASTERS CREATION
உங்கள் நிறுவன வாடிக்கையாளர்கள்( CUSTOMERS ),விற்பனையாளர்கள் (SUPPLIERS ) ஆகியன உள்ளடங்கிய பேரேடுயென அழைக்கப்படும் LEDGERS- களை உருவாக்குவது ACCOUNTS MASTER CREATION
உங்கள் நிறுவன சரக்குகள்/பொருட்கள் ( STOCK ITEMS) பொருள் வகைகள் (STOCK GROUP), அளவீடுகள் ( UNITS) ,கிடங்குகள் (GO DOWNS)  இவற்றை உருவாக்குவது INVENTORY MASTERS.
உங்கள் நிறுவன பணியாளர்கள் (EMPLOYEES ),அவர்களின் சம்பள பட்டியல் ஆகிய இவற்றை உருவாக்குவது PAYROLL MASTERS.
 
    3.VOUCHERS CREATION
உங்கள் நிறுவன விற்பனை(SALES) கொள்முதல்(PURCHASE), செலுத்துதல்(PAYMENT), பெறுதல் (RECEIPT ),வங்கி நடவடிக்கைகள் ( CONTRA) இது போன்ற தினசரி கணக்குகளை டேலியில் பதிவு செய்வதே VOUCHER CREATION.
 
    4.REPORTS
MASTERS CREATION மற்றும் VOUCHERS CREATION இவற்றை முடித்துவிட்டால் அப்புறமென்ன   இருப்பு நிலை அறிக்கை (BALANCE SHEET ) ,இலாப நட்ட கணக்கு (PROFIT & LOSS A/C )   
 இருப்பு நிலைக்குறிப்பு (TRIAL BALANCE ) ,வங்கி புத்தகம் (BANK BOOK ) ,ரொக்க புத்தகம் (CASH BOOK), தின புத்தகம் (DAY BOOK ) என அனைத்தும் தயார். இவற்றை விரிவாக பார்ப்பதை பற்றியும்,அச்சிடுவதையும் அறிவதே இந்நிலை.
 
    5.ADVANCED FEATURES AND CONFIGURATIONS
டேலி மென்பொருளில் உள்ள (F11 COMPANY FEATURES  AND F12 CONFIGURATION ) இவற்றை பற்றிய விரிவான புரிதலே இந்த பகுதி.
 
சரி, டேலி மென்பொருள் பயில்வதற்கான முதல் நிலை பாடத்தை பார்த்தோம்.அடுத்த பகுதியில் COMPANY CREATION  பற்றி பார்க்கலாம்.
                                    

 

இரட்டை பதிவு முறை

இன்று நாம் சில அடிப்படை குறிப்பேடு பதிவுகள் இரட்டை பதிவு முறையில்  எப்படி பதிய படுகின்றது என்று சில எ.கா (example) மூலம் பார்போம்.
      இரட்டை பதிவு முறை என்பது ஒவ்வொரு நடவடிகையிலிருந்தும் இரண்டு விஷயங்களை எடுத்து ஏற்கனவே சொன்ன மூன்று விதிகளில் எந்த கணக்கில் எந்த விதியில் வருகின்றது என்று பார்த்தால் இரண்டு விஷயங்களில் ஒன்று பற்றாகவும் ஒன்று வரவாகவும் இருக்கும். அது எப்படி என்று இப்பொழுது பார்போம்.
       

1.  மோகன் என்பவர் ரூ.5,00,000 ரொக்கத்தை முதலீடு செய்து ஒரு தொழில் தொடங்கினார்.
     
ரொக்க  க/கு           --> சொத்து க/கு --> உள்வருவது --> பற்று
மோகன் முதல்     --> ஆள்சார் க/கு --> கொடுப்பவர் --> வரவு

                           
                                             ரொக்க  க/கு                        ப       5,00,000.00
                                             மோகன் முதல்                 வ                            5,00,000.00
             
         
2.  ராஜ் என்பவரிடம் ரூ. 1,00,000 ரொக்கத்திற்கு பொருளை  கொள்முதல் செய்தார்.

கொள்முதல் க/கு           --> சொத்து க/கு --> உள்வருவது --> பற்று
ரொக்க  க/கு                      --> சொத்து க/கு --> வெளிசெல்வது  --> வரவு

                                             கொள்முதல் க/கு            ப    1,00,000.00
                                             ரொக்க  க/கு                       வ                         1,00,000.00

3.  செல்வன் என்பவரிடம் ரூ. 2,00,000 த்திற்கு பொருளை கடனுக்கு கொள்முதல் செய்தார்.

கொள்முதல் க/கு           --> சொத்து க/கு --> உள்வருவது --> பற்று
செல்வன்   க/கு                --> ஆள்சார் க/கு --> கொடுப்பவர் --> வரவு

                                                   கொள்முதல் க/கு            ப    2,00,000.00
                                                   செல்வன்  க/கு                 வ                         2,00,000.00
   
கடன் கொள்முதல் என்பதால் நபரின் பெயரை எடுத்து கொள்கிறோம்.

4.  ரூ. 50,000 ரொக்கத்தை SBI வங்கியில் நடப்பு கணக்கு ( Current Account ) துவங்கினார்.

   SBI வங்கி  க/கு      -->  ஆள்சார் க/கு --> வாங்குபவர்  --> பற்று

   ரொக்க  க/கு           --> சொத்து க/கு --> வெளிச்செல்வது  -->  வரவு

                           
                                                          SBI வங்கி  க/கு           ப       5,00,000.00
                                                         ரொக்க  க/கு                வ                            5,00,000.00


5.  விளம்பரத்திற்காக   ரூ. 25,000 ரொக்கமாக செலவு செய்தார்.

 விளம்பரம்  க/கு  --> பெயரளவு க/கு --> செலவுகள்  -->  பற்று
ரொக்க  க/கு           --> சொத்து க/கு --> வெளிச்செல்வது  -->  வரவு


                                                          விளம்பரம்  க/கு          ப         25,000.00
                                                           ரொக்க  க/கு                வ                            25,000.00

6.  அறைகலன்கள்  ரூ. 75,000 ரொக்கத்திற்கு வாங்கினார்.

 அறைகலன்கள் க/கு           --> சொத்து க/கு --> உள்வருவது --> பற்று
ரொக்க  க/கு                             --> சொத்து க/கு --> வெளிசெல்வது  --> வரவு

                                             அறைகலன்கள்  க/கு            ப    75,000.00
                                             ரொக்க  க/கு                              வ                         75,000.00

7.  ரமேஷ்  என்பவரிடம் ரூ. 2,00,000 த்திற்கு பொருளை கடனுக்கு விற்றார்.


ரமேஷ் க/கு                   --> ஆள்சார் க/கு --> வாங்குபவர்  --> பற்று
விற்பனை  க/கு           --> சொத்து க/கு --> வெளிசெல்வது --> வரவு

                                                ரமேஷ்  க/கு                         ப    2,00,000.00
                                                விற்பனை  க/கு                 வ                         2,00,000.00


8.  ராஜா  என்பவரிடம் ரூ. 3,00,000 த்திற்கு பொருளை ரொக்கத்திற்கு விற்றார்.


ரொக்க  க/கு                  --> சொத்து க/கு --> உள்வருவது --> பற்று
விற்பனை  க/கு           --> சொத்து க/கு --> வெளிசெல்வது --> வரவு


                                                ரொக்க  க/கு                        ப       3,00,000.00
                                               விற்பனை  க/கு                 வ                            3,00,000.00

9.  சம்பளமாக ரூ. 12,000 ரொக்கமாக கொடுத்துள்ளார்.

சம்பளம் க/கு        --> பெயரளவு க/கு --> செலவுகள்  -->  பற்று
ரொக்க  க/கு           --> சொத்து க/கு --> வெளிச்செல்வது  -->  வரவு


                                                          சம்பளம்   க/கு                ப         12,000.00
                                                           ரொக்க     க/கு                வ                            12,000.00

10. பொருள் வாங்கியதற்காக செல்வன் அவர்களுக்கு ரூ.2,00,000 ரொக்கமாக கொடுத்துள்ளார்.


 செல்வன்   க/கு           --> ஆள்சார் க/கு --> வாங்குபவர்  --> பற்று
ரொக்க  க/கு                  --> சொத்து க/கு --> வெளிசெல்வது  --> வரவு

                                                செல்வன் க/கு            ப    1,00,000.00
                                             ரொக்க  க/கு                       வ                         1,00,000.00

இன்று நாம் சில அடிப்படை குறிப்பேடு பதிவுகள் இரட்டை பதிவு முறையில்  எப்படி பதிய படுகின்றது என்று சில எ.கா (example) மூலம் பார்த்தோம்.  குறிப்பேடு பதிவுகள் நன்றாக தெரிந்து கொண்டால் நாம் டேலி எளிதாக கற்று கொள்ள முடியும்.